Implementacija Document Management System-a iz našeg ugla

Na ukupnom svetskom tržištu pod ključnom reči Document Management System (DMS) možete pronaći veliki broj kvalitetnih softverskih rešenja, renomiranih svetskih i domaćih IT kompanija, koja će imati za cilj da njihovom budućem korisniku pomognu sa što većim brojem informatičkih funkcionalnosti na poslu stvaranja, upravljanja, pretrage i čuvanja elektronskih dokumenata. U ogromnom broju DMS softvera, oni dolaze potpuno prazni i kada ih prvi put pokrenete, nakon kupovine, nećete moći da vidite vašu dokumentaciju, strukturu organizovanja rada, tipove dokumenata itd. To je proces koji zahteva ozbiljan rad i poznavanje struke u radu sa dokumentacijom. DMS koncepti softvera se u najvećem broju slučajeva baziraju na pametnim aplikativnim alatima koji imaju zadatak da intuitivno preslikaju složene strukture organizovanja vaših tokova dokumenata. Koliko će DMS rešenje biti kompleksno, kako će uređivati vaš rad, zavisiće isključivo od iskustva implementatora i vama koji tražite uređenje sistema.

Šta je ključ uspešne implementacije DMS-a?

Pored kvalitetnog i sveobuhvatnog softvera koga ćete izabrati, nesumnjivo da je za uspešnu implementaciju neophodan iskusan tim implementatora koji će morati da vas vode kroz lavirinte zakona, propisa, uredbi, standarda, da bi korist celokupnog posla postigla svoje zadate ciljeve. Imajte na umu da implementacija DMS rešenja ne zavisi samo od programera, već od jednog multidisciplinarnog pristupa i potrebnim znanjima u nekoliko različitih poslovnih sfera. Nemojte da dozvolite da Vas zavaraju moderni izrazi savremeng IT jezika, kao što su, kancelarija bez papira, dematerijalizacija papirne dokumentacije, arhiva u oblaku, oslobodite se svojih papirnih dokumenata jednom zauvek, itd. Svi ovi izrazi nisu ništa više od slatkorečivih marketinških trikova u koji bi trebali da vaš poslovni svet odvedu u neke nove digitalne dimenzije. Realnost je negde između. Mi volimo da istaknemo da pristup sistemima za upravljanje dokumentima mora da bude hibridnog karaktera i u upotrebi bi bilo dobro da budu uključene sve poznate discipline za rad sa dokumentacijom. Originalne papirne dokumentacije po trenutnim važećim zakonima ne možemo da se oslobodimo. Poznavaoci struke i timovi koji se ozbiljno bave primenom DMS rešenja, znaće ove činjenice. Svaki drugi pogled na ovu realnost morate da shvatite kao ozbiljno nepoznavanje ukupnog poslovnog ambijenta i zakona koji uređuju ovaj posao. Šta god da se desi, moramo da računamo da će papir ipak još duži period biti nosilac ključnih informacija i da ga moramo čuvati takvog, kakav je.

Kako izabrati prave korake u uvođenju DMS rešenja?

Stvar izbora je isključivo u vašim rukama, razmišljajte logično i oslanjajte se na postignute rezultate iz prethodnih perioda. Pogledajte prezentacije nekoliko firmi. Nemojte biti zaslepljeni veličinom neke firme i njenim mermernim stepenicama. Nemojte u izboru implementatora da zanemarujete dobru praksu u minulim periodima. U poslednje vreme na tržištu se pojavljuje veliki broj informatičkih kompanija koje su otkrile da bi bilo komercijalno ispravno da pokrenu poslove na izradi i primeni DMS rešenja za svoje klijente i svaka od ovih kompanija ima neku svoju logiku primene, shodno znanjima koja poseduju. Kada smo svesni činjenice da će papirna dokumenta morati i dalje da budu sastavni deo naše svakodnevnice i pored digitalnih rešenja na tržištu, onda se logično nameće jedno od pitanja koje sve vreme treba da prati implementaciju DMS-a. Kako urediti rad sa papirnom dokumentacijom, pored elektronskih dokumenata? To bi upravo trebao da bude prvi korak na putu upotrebe softverskih sistema za rad sa dokumentima. Šta je osnovna jedinica svakog sistema za rad sa dokumentima? Osnovna jedinica je vrsta ili tip dokumenta. Na nekoliko mesta na našem internet sajtu smo istakli da je ovu tematiku uredio Zakon o kulturnim dobrima (“Sl. glasnik RS”, br. 71/94, 52/2011 – dr. zakoni i 99/2011 – dr. zakon) koji je obavezujući naročito za državne organe, gde se ističe neophodnost izrade “Liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja” koja mora precizno da definiše koji to sve tipovi dokumenata se koriste u vašem poslovnom sistemu, a ovaj dokument je nesumnjivo temelj svakog sistema u radu sa dokumentacijom. Svaki DMS sistem koji je zažmurio ili prevideo ovu činjenicu, preti da vas zbog neznanja odvede u stramputicu. Imajte na umu da prilikom uvođenja i uređenja softverskog sistema za upravljanje dokumentima sve vreme morate da pratite i stanje vaše papirne arhive i saznanja o tome gde je smešten vaš dokument, u koji registrator, prostoriju, policu, red, itd. Koliko se to dugo čuva i kakav je status te dokumentacije? Naš savet za kvalitetnu implementaciju DMS rešenja je prvo urediti i utvrditi “Pravilnik o arhivskom i kancelarijskom poslovanju” kao i listu kategorija sa rokovima čuvanja. Tek nakon ovog koraka ste spremni da krenete ka sledećem koraku, na putu elektronskog upravljanja dokumentima.

Nakon višedecenijskog iskustva u poslovima uređenja kancelarijskog i arhivskog poslovanja i uvođenja sistema za upravljanje elektronskim dokumentima izabrali smo softversko rešenje firme Canon, kao jedne ozbiljne kompanije koja je decenije rada i iskustva u poslu sa elektronskim dokumentima utkala u ovaj softver. Sve ono što jedan savremeni softverski sistem mora da poseduje u svom radu, to će vam ovaj softver ponuditi.

Svi elektronski fajlovi, sva iT oprema, sve u softveru Therefore™

Preko 256 tipova elektronskih fajlova (PDF, JPG, TIF, Word, Excel itd.) postaje sastavni deo ovog softvera, a pregled je omogućen putem weba, tableta, Android, iOS, Microsoft.

Softver Therefore™ slobodno možemo da okarakterišemo kao jedan moderan i intuitivan alat koji će vam uz malo znanja i poznavanja osnovnih informatičkih veština omogućiti da preslikate i organizujete vaše poslovno okruženje u digitalni svet. Sve ono što radite i što postaje svakodnevnica vašeg užurbanog poslovnog okruženja pretvoriće se u jedan sistem koga ćete krojiti u skladu sa vašim vizijama. Ograničenja postoje samo u pravom sagledavanju vaših potreba i vašoj poslovnoj maštovitosti.

Vaš digitalizovan predmet u sklopu svoje celine imaće pored skeniranih digitalnih slika i video zapis, zvučni fajl, word dokument, eksel, dwg fajl AutoCad-a, rendgenski snimak, geografske karte, tehničke crteže, skenirane mikrofilmove … spisak je veoma dug.

I za mala preduzeća i za velike sisteme.

Ono što je prednost ovog univerzalnog DMS alata je ta, što je proizvođač ovog softvera želeo da se približi malim korisnicima ili preduzećima sa samo jednim računarom, ali isto tako Therefore™ može da izraste u jedan sistem koji radi sa velikim brojem servera, storidža, radnih stanica, klijenata koji pristupaju na različite načine i imaju različita prava rada u samom sistemu. Koliko će vas koštati instalacija i implementacija Therefore-a zavisi od vrste licence koju kupujete i broja korisnika koji pristupaju softveru. U svim ostalim elementima ovog softvera ne postoje ograničenja. Ograničenja ne postoje u broju skeniranih dokumenata koja će se skladištiti u softveru, u broju tipova dokumenta, predmeta, količini dokumenata koja će se OCR-ovati, nema ograničenja u broju poslovnih procesa itd. U kratkim crtama ćemo objasniti neke od koncepta licenciranja ovog softvera i to:

Therefore1
  • Therefore™ – Personal Edition Licenses – Namenjen za instalaciju na samo jednom računaru, bez mogućnosti povezivanja sa drugim računarima ili pristupa softveru preko mreže.
  • Therefore™ – Workgroup Edition Server i korisničke licence – Ovaj paket je projektovan da se instalira na jednom serveru, sa minimalnim brojem od 5 imenovanih licenci koje mogu istovremeno pristupati softveru. Ovaj softverski paket nema funkcionalnost izrade poslovnih procesa. Poseduje opciju davanja radnih zadataka, nešto što bi moglo da bude neka početna faza u kreiranju poslovnih procesa. Ovoj verziji paketa možete dokupljivati po 5 licenci, do maksimalnog broj od 50 licenci ili imenovanih korisnika. Preko broja 50 prelazi se na sledeći viši paket.
  • Therefore™ – Business Edition Server i korisničke licence – Ovaj paket je projektovan za instalaciju na jednom serveru i mogu se dokupljivati pojedinačne licence (samo kod ovog paketa). Jedna od pogodnosti koju možete naći samo kod ovog paketa je i raznolikost korisničkih licenci za pristup sistemu. Korisničke licence se razvrstavaju na imenovane korisničke licence, istovremene pristupne korisničke licence i korisničke licence samo za čitanje (Therefore™ Read Only User Licenses). Ovaj paket nema ograničenja u broju korisnika koji će pristupati softveru.
  • Therefore™ – Portal – Ovo je paket koji nema koncept licenciranja po brojevima i vrstama pristupnih licenci.

Therefore™ je svojim korisnicima pripremio i set dodatnih funkcionalnosti, kao što su pojedinačne licence za masovno skeniranje i indeksiranje pod nazivom Therefore™ Capture Client License i softverski konektori koji će korisnicima omogućiti da digitalizaciju dokumentacije vrše putem Therefore™ Connector for Kofax Capture®, Therefore™ integration with eCopy™ ShareScan® Therefore™ MFP Application.

Pored raznih sistema ubacivanja digitalnih slika i fajlova Therefore™ omogućio je jedan veći spektar integracija sa drugim softverskim sistemima, a posebno su dizajnirani tzv. konektori sa nekoliko velikih softverskih sistema i to Therefore™ Connector za Microsoft® Exchange Server, Therefore™ Connector za Microsoft® SharePoint® Server, Therefore™ Connector za Microsoft® Dynamics NAV®, Therefore™ Connector za IBM® Lotus Notes®, Therefore™ Connector za SAP® R/3®, kao i Therefore™ Universal Connector i Therefore™ Content Connector.

Potrudićemo se da vam na ovim stranama što više približimo mogućnosti i snagu arhitekture sistema Therefore™, od toga da se sistem može instalirati na samo jednom računaru, do toga da sistem može podržati veliki broj servera i čitave mreže korisnika i informatičke infrastrukture.

  • Pored mogućnosti da se u sistemu organizuju različiti tipovi dokumenata i njihove same strukture, moguće je da svaka lokacija u centralnom scenariju definiše svoje kategorije i organizacijsku strukturu.
  • Poslovni procesi koji se odnose na celu organizaciju vezani su za organizacije koje obuhvataju tipove dokumenata, a lokalni poslovni procesi mogu biti povezani sa lokalnim tipovima dokumenata.

Enterprise arhitektura

Svaka lokacija ima svoj server, ali svi zajedno iz različitih delova čine sistem

Therefore™ softver je projektovan iz nekoliko samostalnih modula koji omogućavaju čitav spektar aktivnosti nad sistemom sa ciljem da klijent ili kupac ima mogućnost da svaki od ovih modula podešava u skladu sa sopstvenim potrebama. Ono što je jedan od važnih ciljeva ovog softverskog alata, je obuka korisnika do potpune samostalnosti za podešavanje svih segmenata i funkcija u softveru. Za slučaj da klijent ne želi da kontroliše i administrira nad sistemom, dobiće našu podršku u tim poslovima.

Therefore™ je sastavljen od sledećih modula:

  • Therefore™ Solution Designer – Modul koji je zadužen za dizajniranje izgleda čitavog sistema, njegovu administraciju i dodeljivanju korisnika, tipova dokumenata, izradi poslovnih procesa, prava pristupa sistemu, podešavanju servera, OCR alata, itd.
  • Therefore™ Navigator – Ovaj modul će omogućiti pristup strukturi tipova dokumenata, pregled i pretragu po nekoliko parametera. Ovo je jedan od retkih softverskih sistema koji omogućava pretragu dokumenata po unutrašnjem sadržaju svih unetih elektronskih dokumenata i digitalnih slika. U pozadini ovog softverskog sistema funkcioniše OCR softver firme IRIS koju je Canon kupio pre izvesnog vremena.
  • Therefore™ Viewer – Modul koji je zadužen za pregled pronađenih dokumenata i njihov prikaz na vašem ekranu, bilo da se radi o PC računaru, tabletu, mobilnom telefonu, Android aplikaciji, MAC, ili bilo kom drugom uređaju. Njegovi softverski alati omogućiće vam prikaz preko 256 različitih elektronskih fajlova koji mogu biti sastavni deo vašeg elektronskog predmeta bilo da su skenirani ili da su word, excel, PDF, AVI, mpeg 4, zvučni zapisi ili dwg formati AutoCad-a.
  • Therefore™ Capture Client – Modul koji je zadužen za kontrolu svih modela skenera koji su urađeni na osnovi TWAIN i ISIS drajvera. Ovaj modul je zadužen za vrlo prosto i jednostavno masovno skeniranje i indeksiranje dokumenata koji postaju sastavni deo vašeg sistema. Modul će omogućiti direktno smeštanje vaših skeniranih tipova dokumenata u bazu aplikacije, bez preteranih aktivnosti za prosečne operatere skeniranja, koji neće morati da razmišljaju o putanjama, mrežnim diskovima, folderima i indeksnim podacima koji dolaze uz ogromne količine slika. Sistem je maksimalno pojednostavljen i intuitivan.
  • Therefore™ Web Access – Ovaj modul u osnovi omogućava pristup celom sistemu putem bilo kog web pretraživača bez ikakvih instalacija na vašem uređaju. Pod uslovom da ste dozvolili izlazak na lokalnu mrežu ili internet i da imate dozvolu za pristup sistemu putem imena i lozinke, moći ćete da uradite sve što je neophodno za vaš posao, sa bilo koje lokacije.

Softverska arhitektura

DAS_Therefore_DMS_Page_08

Brzo i efikasno praćenje dokumenata koje vam pruža produktivnost u poslovanju.

Therefore™ softver za upravljanje informacijama vam omogućava skladištenje, upravljanje i efikasno procesuiranje svih vrsta poslovnih informacija, ekonomično i bezbedno u celoj vašoj organizaciji.

Šta je Therefore ™ ?

Bilo da unosite ili integrišete, delite ili upoređujete, skladištite ili uzimate, šaljete ili štampate dokumenta, Therefore™ vam daje mogućnost da pristupite i radite sa informacijama na jednostavan i brz način .

Therefore™ je u potpunosti prilagodljiv. Bez potrebe za korisničkim prilagođavanjima ili programiranjem, obično može da se sprovede za manje od nedelju dana, uključujući i celokupnu obuku. Mogu da se odrede administratori koji će centralizovano uobličiti i definisati pravila posla.

Šta možete očekivati od Therefore™ ?

Možete očekivati sistem radnog procesa po meri da snima, upravlja i distribuira informacije u celoj vašoj organizaciji. Therefore™ nudi : veću produktivnost, niže troškove dokumenata i siguran web pristup informacijama firme, poboljšano upravljanje poslovnim procesima, brže vreme odgovora i poboljšanje korisničkog servisa .

Panel za izradu i upravljanje poslovnim procesima

WorkFlow

Poslovni procesi njihovo modelovanje i kreiranje je jednostavno nezaobilazni segment svakog ozbiljnog DMS softvera. Ono što krasi ovaj modul u Therefore™ softveru je integrisano iskustvo u građenju komplikovanih scenarija u kojima se nalazi veliki broj učesnika, različitih predmeta, akata, celina, različitih udaljenih lokacija itd. Kao što smo već istakli na našim stranama, najteži deo posla se nalazi u profesionalnom sagledavanju ukupnog poslovnog ambijenta i radnih aktivnosti, i u velikom iskustvu da to pretočite u softversko okruženje. Ne postoje ograničenja u broju učesnika i broju procesa. Rad sa poslovnim procesima je dinamičan i zanimljiv posao kome su neophodne dnevne korekcije i poboljšanja, a da to ne moraju da rade IT stručnjaci, već ljudi koji svakodnevno žive uz poslove koje obavljaju.

Složeni poslovni procesi

WorkFlow2a

Jedna od korisnih funkcionalnosti ovog modula je svakako grafički prikaz toka jednog predmeta i informacije o vremenskim zadržavanjima predmeta kod svakog od učesnika. U bilo kom trenutku možete dobiti spektar izveštaja o tokovima dokumenata i te informacije sa lakoćom izvesti u excel ili word i kreirati neke sasvim nove izveštaje potrebne vašem menadžmentu.

Jedan moderan i intuitivan korisnički interfejs u kome će veliki broj funkcionalnosti biti ponuđen na prvi pogled. Logika ovog sistema je nešto što ste već videli i sa čime ste u dnevnoj interakciji. Organizacija strukture dokumenata prati logiku explorera i grananja foldera i podfoldera. Ovakva logika neće imati nikakvih prepreka da preslika i organizuje i najsloženije strukture različitih sistema, a da pri tome, prosečan korisnik u svakom trenutku razume kompleksnost organizacije.

Pregled i pretraga dokumenata

The pregled dok