U arhivu Srbije

Edukativni seminari koje organizuje Arhiv Srbije, za zaposlene u javnim preduzećima i državnim institucijama je koncipiran tako, da u tri radna dana stručni predavači predstave sve neophodne elemente sa kojima se zaposleni susreću u radu sa poslovnom dokumentacijom, arhivskom građom i svim onim elementima koji polaznicima seminara pomažu da steknu uvid u jedan kompleksan posao arhiviranja i odnosa prema arhivskoj građi.

Teme kao što su “Kancelarijsko poslovanje i primena zakona o zaštiti kulturnih dobara”, značaj trajnog čuvanja arhivske građe, primeri iz prakse u vezi pravilnog vođenja obrasca arhivske knjige, prezentovano je učesnicima već prvog radnog dana. Neizostavna tema koja govori o listi kategorija registraturskog materijala i bacanja dokumentacije kojoj je prestala zakonska potreba za čuvanjem, zaključila je prvi radni dan. Drugog dana mogli smo da čujemo teme o arhivima u javnosti i svetu nove generacije Web-a. Jedan od doajena Arhiva Srbije, predstavio je mikrofilm kao neizostavni medij za dugotrajno čuvanje arhivske građe, njegovu upotrebu kao i neke elemente zakona koji su u vezi sa ovim medijom.

Naše predstavljanje pisarnice

Trećeg radnog dana Digital Archiving Solutions predstavio je specifičan pristup implementaciji jednog modernog sistema elektronske pisarnice. Elektronska pisarnica, da bi bila uspešno implementirana, mora da ima sveobuhvatan pristup u više disciplina, koje se konkretno tiču arhiviranja i samog rada sa poslovnom dokumentacijom. Bez obzira da li se radi o javnim preduzećima, državnoj upravi ili privatnim preduzećima, moramo obratiti posebnu pažnju na više važnih Zakona koji se tiču rada sa kulturnim dobrima, Zakona o opštem upravnom postupku, kao i veći broj članova Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti. Primećuje se da na teritoriji Srbije postoji veliki broj različitih pristupa rešavanju funkcija rada pisrnice i same softverske logike koja rešava ovaj zadatak. Toliko različitosti, da pojedine Opštinske strukture u Srbiji imaju potpuno drugačije koncepte rada sa dokumentima, da ne govorimo da softverski sistemi koje koriste nekad nisu kompatibilni sa drugim opštinama, pa ni ne regulišu elementarne propise o kancelarijskom i arhivskom poslovanju. Većini softverskih rešenja iz ove oblasti, polazna tačka iz koje ćete graditi i rešavati problem rada pisarnice je ista.

Umetnost oblikovanja

Implementatori su ključ dobrog rešenja

Implementatori i njihovo znanje su najvažniji u oblikovanju rešenja, gde je od presudnog značaja prepoznavanje elementarnih funkcija koje treba da ima jedna savremena elektronska pisarnica. Pre pojave elektronskih pisarnica, glavni posao se obavljao ručno, kroz knjigu delovodnog protokola. Automatizacija delovodnog protokola i njegovih evidencija pomoću računara, kreiraju prve elektronske pisarnice. Ništa vam novo nećemo otkriti činjenicom, da delovodnik i elektronska pisarnice rade isti posao. To je posao evidentiranja svih tipova dokumenata koji ulaze u poslovni sistem, koji izlaze iz poslovnog sistema i evidencija same interne prepiske unutar sistema. Dakle, pisarnicu možemo nazvati ključnim mestom za praćenje tokova svih tipova dokumenata u nekom javnom preduzeću, sudu, državnoj kući ili privatnoj firmi. Da li rešavanjem problematike rada pisarnice, možemo da kažemo da započinjemo sa Dokument Management System-om? Definitivno, da. Takođe moramo da istaknemo da je važno definisati granicu gde se sa funkcija delovodnika ili e-pisarnice prelazi u fazu poslovnih procesa (work flow) i tokova dokumenata kroz sistem. Ove dve funkcije teško da mogu jedna bez druge, ali je važno da funkcionalno postoje granice i zbog kreiranja različitih tipova izveštaja koji se očekuju od jednog ozbiljnog softvera. Ono što je važno reći, da su pisarnice u 2019. godini ili softveri za Document Management System, daleko odmakli od pukih evidencija dokumentacije koja cirkuliše poslovnim sistemom. Neizostavna funkcionalnost svakog savremenog DMS-a je, da skenirana slika prati svaki evidentiran dokument u softveru. Digitalna slika mora da bude prisutna i opremljena svim potrebnim elementima digitalnog potpisa i vremenskog žiga, da bi taj digitalni dokument bio pravno važeći. Da li je potrebno naglasiti da digitalna slika dokumenta otvara jedan potpuno širi pristup svakoj informaciji koja se nalazi na dokumentu? OCR tehnologija (Optical Character Recognition) omogućava čitav spektar informacija unutar svake skreirane strane i svaka informacija kucanog teksta sa dokumenta postaje lako pretraživa i važna kao ključna reč prilikom pretraga.

Šta piše u Zakonu?

Moramo da se vratimo nekoliko koraka unazad i da se prisetimo trasiranja našeg puta ka elektronskoj pisarnici, a na tom putu, kao prvi i nezaobilazni znak, se nalazi i Zakon o kulturnim dobrima. U članu 38. ovog zakona piše (citiramo):

Član 38.

Državni organi i organizacije, organi jedinica teritorijalne autonomije i lokalne samouprave, ustanove, preduzeća i druga pravna lica utvrđuju:
1) način evidentiranja registraturskog materijala, njegovog čuvanja, klasifikacije i arhiviranja, ako za pojedine organe i organizacije zakonom nije drukčije određeno;
2) liste kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja i
3) način zaštite i korišćenja podataka i dokumenata nastalih u procesu automatske obrade podataka. Liste kategorija registraturskog materijala s rokovima čuvanja utvrđuju se u saglasnosti s nadležnim arhivom.

Podsećamo da je Zakon o kulturnim dobrima prvi dokument koji treba da postavi temelj o klasifikaciji svih tipova dokumenata koji se kreću kroz sistem, a da je drugi važan dokument “Uputstvo o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave Republike Srbije” koji definiše način obrade dokumenta koji je ušao u sistem i ovo uputstvo predstavlja osnov za definisanje poslovnog procesa u organima državne uprave.

Važno je da se naglasi

Ovde ćemo ponovo da naglasimo “Listu kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja”. Rekli smo da je osnovni zadataka svake elektronske pisarnice evidentiranje svih tipova dokumenata koji cirkulišu kroz poslovni sistem. Upravo je lista kategorija dokument koji po zakonu mora da poseduje svaki poslovni subjekt u Srbiji i upravo ovaj dokument predstavlja temelj svakog Dokument Management System-a i same ellektronske pisarnice. Ovaj dokument je jedini logični nosilac jedinstvenog šifarnika dokumenata svakog sistema koji radi sa dokumentima. Ovaj dokument moramo da označimo kao polaznu tačku, kao temelj u kreiranju svih softverskih rešenja koji će se baviti dokumentima i njihovim tokovima. Bez ovakvog pristupa, smer razvoja pisarnice zasigurno vodi u bezbroj mračnih i slepih ulica, a u svom konceptu potpuno izbacuju iz upotrebe pravila kancelarijskog i arhivskog poslovanja, na koje nas obavezuje Zakon.

Kako izraditi savremenu listu kategorija?

Naše višegodišnj iskustvo u radu sa dokumentima i implementacijama pisarnice pokazuje da izrada savremene liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja je nesumnjivo prvi korak u postavljanju jakog temelja za kreiranje elektronske pisarnice. Kada kažemo savremene liste kategorija, moraćemo detaljnije da objasnimo tri koncepta ovog dokumenta koji su najčešće u upotrebi od strane arhivskih službenika.

Obratićete pažnju na jednu rečenicu iz Zakona o kulturnim dobrima i Člana 38. stav 3. 

Citiramo: 

Liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja utvrđuju se u saglasnosti s nadležnim arhivom.

Kako u praksi izgleda kreiranje liste kategorija jednog poslovnog sistema, neke bolnice, muzeja i sl.? Arhivi poseduju službe koje se bave kontrolom stvaraoca arhivske građe, tako da te službe vrše inspekcijske nadzore i kontrolu toga kako se poštuju svi propisi u vezi sa ovim poslom. U najvećem broju slučajeva, ove službe žele da pomognu u prevazilaženju svih nedostataka u radu sa dokumentima, a od njih ćete dobiti sve potrebne informacije, pa i neke vrste šablona i primera kako sami da uredite svoju listu kategorija.

Ovde dolazimo do prvog problema na koga vas neće upozoriti zaposleni u spoljnim službama arhiva. 

Ako vaše poslovanje želite da modernizujete pomoću novih informacionih tehnologija i čarobne reči “digitalizacija”, onda u čitav ovaj posao morate da unesete sistematizaciju i mnogo više preciznih detalja. Šta zapravo želimo da naglasimo!? Prilikom izrada arhivskih knjiga, i drugih popisnih akata arhive, kao i kod same liste kategorija, stručna lica iz arhiva insistiraće na sumarnim popisima dokumentacije, u nekim slučajevima i sumarnim brojevima iz liste kategorija, gde u okviru jednog broja iz liste kategorija (jednog klasifikacionog broja vrste dokumenta) imate nabrojano i po nekoliko desetina različitih tipova dokumenata, iz razloga što su im rokovi čuvanja isti (5 ili 50 godina). Ovakve principe informacione tehnologije skoro da ne tolerišu. Sve mora da ima svoju pojedinačnu pripadnost i svoj broj. U jedan digitalni kontejner ili skup, ulazi jedan tip dokumenata, a nikako grupa od desetak različitih tipova dokumenata koji imaju zajednički element, rok čuvanja dokumenta. 

Postoje tri tipa ili šablona liste kategorija. Jedan šablon ili tip, pripada starijoj verziji tih dokumenata i njega ćemo predstaviti na slici 1.

Verzija ove tabele i same liste kategorija je jedna od prvih verzija i najčešće korišćine na teritoriji Srbije, od strane arhivskih službenika. Ona nije pogrešna, ali je problematična ako razmišljate o korišćenu informacionih tehnologija u arhivskom i kancelarijskom poslovanja. Šta je osnovni nedostatak ove liste? Pre svega, lista kategorija po svojoj sadržini klasifikovanih dokumenata je razdvojena u nekoliko grupa ili možemo slobodno da kažemo organizacionim celinama. Svaka orgnizaciona celina ima grupu dokumenata koja joj pripada. Pa tako imamo “Predmete u vezi osnivanja i rada” , “Pravni i opšti poslovi”, “Finansijsko materijalno poslovanje” itd. Svaka od ovih grupa ima svoju klasifikaciju dokumenata koja joj pripada. Problem je u prvoj koloni, koju u ovoj listi zovemo “Redni broj”. Prva kolona ima ulogu broja klasifikacionog dokumeta ili tzv. broj iz liste kategorija. Šta se događa kada u vašu listu želite da unesete novi dokument? Dodavanje novih dokumenata su neminovne pojave koje se događaju na godišnjem nivou, ako ne i češće. Sa ovim modelom liste vaš novi dokumet morate da dodate na kraj liste, a to znači da taj novi dokument nećete moći da priključite organizacionoj celini kojoj pripada. Ako to ipak uradite i novi tip dokumenta pridružite njegovoj grupi, onda sav prethodni posao pisanja arhivskih knjiga i upis brojeva iz liste pada u vodu, jer svaka arhivska knjiga u svojim popisima sadrži klasifikacionu oznaku koju morate da unosite u njih. Umetanjem novog dokumenta u logičnu celinu znači da gubite numeraciju koju ste imali u predhodnim godinama. 

Jednostavnim rečima, preporučujemo Vam da ovu verziju liste kategorija nikako ne koristite, a ako je već imate, onda je zamenite novom.

Slika 1

Da biste uvećali sliku kliknite na nju, a zatim kliknite na dugme →

Pogledajte originalnu lokaciju sa koje smo preuzeli ovaj dokument.
 

Slika 2

Da biste uvećali sliku kliknite na nju, a zatim kliknite na dugme →

Pogledajte originalnu lokaciju sa koje smo preuzeli ovaj dokument.

Slika 3

Da biste uvećali sliku kliknite na nju, a zatim kliknite na dugme →

Slika 2. predstavlja odličan pokušaj da problem unosa novih tipova dokumenata bude prevaziđen kreiranjem drugačije tebele, gde se težište prebacuje na dodavanjem klasifikacije i grupisanja tipova dokumenata u glavne grupe, grupe i podgrupe. Ali moram da priznam da nije baš jasan ovaj koncept, pošto se tipovi dokumenata, bar kako se vidi iz priloženog sistema obeležavanja ponovo svodi da pod jednim brojem podgrupe bude više tipova dokumenata.

Koncept liste kategorije koju preporučujemo je prikazan na slici 3.

Koncept liste kategorije sa rokovimia čuvanja sa slike 3. ima sve potrebne elemente koje mogu da se primene u dinamičnom radu sa dokumentima. Prilikom kreiranja arhivske knjige, u jednom od polja ovog dokumenta, morate da unesete broj tipa dokumenta iz liste kategorija. U konceptu slike 3. taj konačan broj koga vezujemo za svaki tip dokumenta je broj podgrupe i on se unosi u arhivsku knjigu. Svake godine pojavljivaće se novi tipovi dokumenata. U ovom konceptu novi tip dokumenata se može dodati logičnoj celini kojoj pripada sam dokument, a ne na kraj liste, kao što se to radi u primeru slike 1. Novi tipovi dokumenata pravnog sektora se dodaju na kraj grupe dokumentacije pravnog sektora i dodaje se novi broj (uvećan za jedan) toj grupi, a da se ne narušava koncept hronologije svih prethodnih tipova dokumenata. Takođe, ovaj koncept liste kategorija sa postojećim sistemom numerisanja svih dokumenata, bez ikakve sumnje, predstavlja jedinstven šifarnik tipova dokumenata svakog poslovnog sistema. Ovaj koncept bi trebao da se primeni i na nivou državnih organa Republike Srbije.