Implementacija Document Management System-a iz našeg ugla

Na ukupnom svetskom tržištu pod ključnom reči Dcument Management System (DMS) možete pronaći veliki broj kvalitetnih softverskih rešenja, renomiranih svetskih i domaćih IT kompanija, koja će imati za cilj da njihovom budućem korisniku pomognu sa što većim brojem informatičkih funkcionalnosti na poslu stvaranja, upravljanja, pretrage i čuvanja elektronskih dokumenata. U ogromnom broju DMS softvera, oni dolaze potpuno prazni i kada ih prvi put pokrenete, nakon kupovine, nećete moći da vidite vašu dokumentaciju, strukturu organizovanja rada, tipove dokumenata itd. To je proces koji zahteva ozbiljan rad i poznavanje struke u radu sa dokumentacijom. DMS koncepti softvera se u najvećem broju slučajeva baziraju na pametnim aplikativnim alatima koji imaju zadatak da intuitivno preslikaju složene strukture organizovanja vaših tokova dokumenata. Koliko će DMS rešenje biti kompleksno, kako će uređivati vaš rad, zavisiće isključivo od iskustva implementatora i vama koji tražite uređenje sistema.

 

Šta je ključ uspešne implementacije DMS-a?

Pored kvalitetnog i sveobuhvatnog softvera koga ćete izabrati, nesumnjivo da je za uspešnu implementaciju neophodan iskusan tim implementatora koji će morati da vas vode kroz lavirinte zakona, propisa, uredbi, standarda, da bi korist celokupnog posla postigla svoje zadate ciljeve. Imajte na umu da implementacija DMS rešenja ne zavisi samo od programera, već od jednog multidisciplinarnog pristupa i potrebnim znanjima u nekoliko različitih poslovnih sfera. Ako se tim vašeg budućeg isporučioca DMS sistema, sastoji samo od informatičara, plašimo se da će takva instalacija naići na veći broj slepih ulica. Nemoj te da dozvolite da Vas zavaraju moderni izrazi savremeng IT jezika, kao što su, kancelarija bez papira, dematerijalizacija papirne dokumentacije, arhiva u oblaku, oslobodite se svojih papirnih dokumenata jednom za uvek, itd. Svi ovi izrazi nisu ništa više od slatkorečivih marketinških trikova u koji bi trebali da vaš poslovni svet odvedu u neke nove dimenzije. Realnost je negde između. Mi volimo da istaknemo da pristup sistemima za upravljanje dokumentima mora da bude hibridnog karaktera i u upotrebi bi bilo dobro da budu uključene sve poznate discipline za rad sa dokumentacijom. Poznavaoci struke i timovi koji se ozbiljno bave primenom DMS rešenja, znaće da u jednom dugom vremenskom periodu koji je pred nama, nećemo moći da se oslobodimo originalnih papirnih dokumenata, bar ne svih. Svaki drugi pogled na ovu čnjienicu morate da shvatite kao ozbiljno ne poznavanje ukupnog poslovnog ambijenta i zakona koji uređuju ovaj posao. Šta god da se desi, moramo da računamo da će papir ipak još duži period biti nosilac ključnih informacija i da ga moramo čuvati takvog, kakav je.

 

Kako izabrati prave korake u uvođenju DMS rešenja?

Stvar izbora je isključivo u vašim rukama, razmišljajte logično i oslanjajte se na postignute rezultate iz prethodnih perioda. Pogledajte prezentacije nekoliko firmi. Nemojte biti zaslepljeni veličinom neke firme i njenim mermernim stepenicama. Nemojte u izboru implementatora da zanemarujete dobru praksu u minulim periodima. U poslednje vreme na tržištu se pojavljuje veliki broj informatičkih kompanija koje su otkrile da bi bilo komercijalno ispravno da pokrenu poslove na izradi i primeni DMS rešenja za svoje klijente i svaka od ovih kompanija ima neku svoju logiku primene, shodno znanjima koja poseduju. Kada smo svesni činjenice da će papirna dokumenta morati i dalje da budu sastavni deo naše svakodnevnice i pored digitalnih rešenja na tržištu, onda se logično nameće jedno od pitanja koje sve vreme treba da prati implementaciju DMS-a. Kako urediti rad sa papirnom dokumentacijom, pored elektronskih dokumenata? To bi upravo trebao da bude prvi korak na putu upotrebe softverskih sistema za rad sa dokumentima. Šta je osnovna jedinica svakog sistema za rad sa dokumentima? Osnovna jedinica je vrsta ili tip dokumenta. Na nekoliko mesta na našem internet sajtu smo istakli da je ovu tematiku uredio Zakon o kulturnim dobrima („Sl. glasnik RS“, br. 71/94, 52/2011 – dr. zakoni i 99/2011 – dr. zakon) koji je obavezujući naročit za državne organe, gde se ističe neophodnost izrade „Liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja“ koja mora precizno da definiše koji to sve tipovi dokumenata se koriste u vašem poslovnom sistemu, a ovaj dokument je nesumnjivo temelj svakog sistema u radu sa dokumentacijom. Svaki DMS sistem koji je zažmurio ili prevideo ovu činjenicu, preti da vas zbog neznanja odvede u stramputicu. Imajte na umu da prilikom uvođenja i uređenja softverskog sistema za upravljanje dokumentima sve vreme morate da pratite i stanje vaše papirne arhive i saznanja o tome gde je smešten vaš dokument, u koji registrator, prostoriju, policu, red, itd. Koliko se to dugo čuva i kakav je status te dokumentacije? Naš savet za kvalitetnu implementaciju DMS rešenja je prvo urediti i utvrditi „Pravilnik o arhivskom i kancelarijskom poslovanju“ kao i listu kategorija sa rokovima čuvanja. Tek nakon ovog koraka ste spremni da krenete ka sledećem koraku, na putu elektronskog upravljanja dokumentima.

Nakon višedecenijskog iskustva u poslovima uređenja kancelarijskog i arhivskog poslovanja i uvođenja sistema za upravljanje elektronskim dokumentima izabrali smo softversko rešnje firme Canon, kao jedne ozbiljne kompanije koja je decenije rada i iskustva u poslu sa elektronskim dokumentima utkala u ovaj softver. Sve ono što jedan savremeni softverski sistem mora da poseduje u svom radu, to će vam ovaj softver ponuditi.

Potrudićemo se da vam na ovim stranama što više približimo mogućnosti i snagu arhitekture sistema Therefore™, od toga da se sistem može instalirati na samo jednom računaru, do toga da sistem može podržati veliki broj servera i čitave mreže korisnika i informatičke infrastrukture.

  • Pored mogućnosti da se u sistemu organizuju različiti tipovi dokumenata i njihove same strukture, moguće je da svaka lokacija u centralnom scenariju definiše svoje kategorije i organizacijsku strukturu.
  • Poslovni procesi koji se odnose na celu organizaciju vezani su za organizacije koje obuhvataju tipove dokumenata, a lokalni poslovni procesi mogu biti povezani sa lokalnim tipovima dokumenata.

Enterprise arhitektura

Svaka lokacija ima svoj server, ali svi zajedno iz različitih delova čine sistem

Therefore™ softver je projektovan iz nekoliko samostalnih modula koji omogućavaju čitav spektar aktivnosti nad sistem sa ciljem da klijent ili kupac ima mogućnost da svaki od ovih modula podešava u skladu sa sopstvenim potrebama. Ono što jedan važnih ciljeva ovog softverskog alata, je obuka korisnika do potpune samostalnosti za podešavanje svih segmenata i funkcija u softveru. Za slučaj da klijent ne želi da kontroliše i administrira na sistemom, dobiće našu podršku u tim poslovima.

Therefore™ je sastavljen od sledećih modula:

  • Therefore™ Solution Designer – Modul koji je zadužen za dizajniranje izgleda čitavog sistema, njegovu administraciju i dodeljivanju korisnika, tipova dokumenata, izradi poslovnih procesa, prava pristupa sistemu, podešavanju severa, OCR alata, itd.
  • Therefore™ Navigator – Ovaj modul će omogućiti pristup strukturi tipova dokumenata, pregled i pretragu po nekoliko parametera. Ovo je jedan od retkih softverskih sistema koji omogućava pretragu dokumenata po unutrašnjem sadržaju svih unetih elektronskih dokumenata i digitalnih slika. U pozadini ovog softverskog sistema funkcioniše OCR softver firme IRIS koju je Canon kupio pre izvesnog vremena.
  • Therefore™ Viewer – Modul koji je zadužen za pregled pronađenih dokumenata i njihov prikaz na vašem ekranu, bilo da se radi o PC računaru, tabletu, mobilnom telefonu, Android aplikaciji, MaC, ili bilo kom drugom uređaju. Njegovi softverski alati omogućiće vam prikaz preko 256 različitih elektronskih fajlova koji mogu biti sastavni deo vašeg elektronskog predmeta bilo da si skenirani ili da su word, excel, PDF, AVI, mpeg 4, zvučni zapisi ili dwg formati AutoCad-a.
  • Therefore™ Capture Client – Modul koji je zadužen za kontrolu svih modela skenera koji su urađeni na osnovi TWAIN i ISIS drjavera. Ovaj modul je zadužen za vrlo prosto i jednostavno masovno skeniranje i indeksiranje dokumenata koji postaju sastavni deo vašeg sistema. Modul će omogućiti direktno smeštanje vaših skeniranih tipova dokumenata u bazu aplikacije, bez preteranih aktivnosti za prosečne operatere skeniranja, koji neće morati da razmišljaju o putanjama, mrežnim diskovima, folderima i indeksnim podacima koji dolaze uz ogromne količine slika. Sistem je maksimalno pojednostavljen i intuitivan.
  • Therefore™ Web Access – Ovaj modul u osnovi omogućava pristup celom sistemu putem bilo kog web pretraživača bez ikakvih instalacija na vašem uređaju. Pod uslovom da ste dozvolili izlazak na lokalnu mrežu ili internet i da imate dozvolu za pristup sistemu putem imena i lozinke, moćićete da uradite sve što je neophodno za vaš posao, sa bilo koje lokacije.

Softverska arhitektura

DAS_Therefore_DMS_Page_08

Brzo i efikasno praćenje dokumenata koje vam pruža produktivnost u poslovanju.

Therefore™ softver za upravljanje informacijama vam omogućava skladištenje, upravljanje i efikasno procesuiranje svih vrsta poslovnih informacija, ekonomično i bezbedno u celoj vašoj organizaciji.

Šta je Therefore ™ ?

Bilo da unosite ili integrišete, delite ili upoređujete, skladištite ili uzimate, šaljete ili štampate dokumenta, Therefore™ vam daje mogućnost da pristupite i radite sa informacijama na jednostavan i brz način .

Therefore™ je u potpunosti prilagodljiv. Bez potrebe za korisničkim prilagođavanjima ili programiranjem, obično može da se sprovede za manje od nedelju dana, uključujući i celokupnu obuku. Mogu da se odrede administratori koji će centralizovano uobličiti i definisati pravila posla.

Šta možete očekivati od Therefore™ ?

Možete očekivati sistem radnog procesa po meri da snima, upravlja i distribuira informacije u celoj vašoj organizaciji. Therefore™ nudi : veću produktivnost, niže troškove dokumenata i siguran web pristup informacijama firme, poboljšano upravljanje poslovnim procesima, brže vreme odgovora i poboljšanje korisničkog servisa .