Skeniranje papirne dokumentacije

Posao prebacivanja dokumenata u digitalnu formu zahteva definisanje nekoliko ključnih elemenata, koji će pre svega odrediti vrstu materijala koga ćete digitalizovati, njegovu veličinu, oštećenost, količine, koloritet, vrstu dokumenta, njihovu tajnost, atrubite pretrage, rezoluciju, vrstu fajla i naravno, opredeljenost krajnjeg korisnika da definiše metodu pregleda digitalnih sadržaja, kao i način na koji će korisnik ili grupa korisnika koristiti ove digitalne fajlove.

Svi gore navedeni elementi u ovom poslu su ključni za određivanje, pre svega opreme koju ćete koristiti, zatim su potrebni za dodeljivanje zadatka vašim skener operaterima, pa će i poprilično uticati na cenu čitavog posla, što je zapravo suštinsko pitanje koje će postavljati svi koji se interesuju za troškove. Bazični princip je da se posao digitalizacije naplaćuje po jednom digitalnom objektu, skenu, strani, snimku  …

Postoji višestruka potreba da se čitav spektar navedenih elemenata dokumentuje u vidu formulara, koji će pratiti čitav tok obrade dokumentacije dok se ona nalazi u procesu digitalizacije. Taj formular će vašem radnom procesu i skener operaterima definisati radni zadatak (na osnovu koga će primati platu), a pre svega to je dokument na osnovu koga će biti kreiran finalni proizvod po zahtevu naručioca. Ovaj koncept eliminiše nedoumice u nekoliko ključnih faza nastanka samog posla. Praksa je pokazala da skener operater obično ne učestvuje u ugovaranju posla ili nije upoznat sa finalnim sadržajem celokupnog fajla koga treba isporučiti. Još jedna od ključnih faza koja mora da postoji u poslu skeniranja i koja će se oslanjati na formular sa početka naše priče je, kontrola kvaliteta digitalnih fajlova, koje ste kreirali i isporučili vašim nalogodavcima.

Grupisanje dokumentacije za obradu i izbor opreme

Našu podelu započećemo od vrste materijala koga ćemo digitalizovati i podeliti ih u nekoliko grupa, da bismo na osnovu toga mogli da definišemo opremu na kojoj ćemo raditi. A kada budemo definisali opremu držaćemo se aktuelnih proizvoda dostupnih na našem tržištu. Krećemo od najobimnije i najčešće grupe i to:

• Papirna dokumentacija

  • Papirna dokumentacija do A3 formata koja nije u povezu
    • Dokumentacija u registratorima ili kutijama (A5, A4, A3+), fakture, ugovori, dosijei, predmeti i ostala razna akta
  • Papirna dokumentacija do A3 formata koja je osetljiva, uvezana i ne sme se razdvajati
    • Knjige, časopisi, brošure, novine, sveske 
  • Papirna dokumentacija od A3 do A1 formata uvezana ili pojedinačna
    • Osetljiva građa, povelje, plakete, grafički crteži, knjige velikih formata, crkvene knjige, posteri, plakati
  • Papirna dokumentacija A0 formata koja nije uvezana
    • Tehnički crteži, planovi, mape, geografske karte, posteri, plakati 

Papirna dokumentacija do A3 formata koja nije u povezu

Ova grupa dokumentacije se može obrađivati skenerima koji imaju ulagače za dokumentaciju (tzv. document feeder), automatizovane transporte i opcije masovne digitalizacije, što se najčešće u primeni pri obradi poslovne dokumentacije. Ovakvu vrstu obrade dokumentacije još nazivamo protočni sistem obrade. Prilikom definisanja grupe dokumentacije za masovnu digitalizaciju, posebnu pažnju posvetićemo stepenu automatizacije koji možemo da primenimo. Što je veći stepen automatizacije, veća je količina obrade dokumenata, a samim tim je cena niža.

 Ako prilikom digitalizacije na svaki treći skeniran dokument moramo da izvršimo ručno indeksiranje, onda nema potrebe da skener bude sa velikom brzinom skeniranja strana u jednoj minuti. Brzi dokument skener može imati svoju pravu upotrebnu vrednost samo ako njegov transportni mehanizam tokom digitalizacije radi bez zaustavljanja, a to znači da smo primenili svu raspoloživu tehnologiju za automatizaciju razdvajanja predmeta (barcode i sl.) i indeksiranja meta podataka, koji u kasnijoj fazi služe za pretraživanje vaše baze slika.

Automatizacija skeniranja podrazumevaće da se u ulagač dokumenata na skeneru postavi čitav registrator sa celokupnim svojim sadržajem, gde će predmeti, nalozi ili neke druge vrste celina dokumenata biti razdvajani separatorima. Separatori omogućavaju kontinuitet u skeniranju i maksimalno iskorišćavanje performansi skenera, kao i razdvajanje predmeta od predmeta i njihovo automatsko pakovanje u različite fajlove ili elektronske fascikle. Stepen automatizacije može biti poprilično visok uz primenu različitih disciplina počev od bar kodova do primene OCR tehnologija. Ova tehnologija skeniranja primenjuje se isključivo u radu sa dokument skenerima koji poseduju automatske ulagače za papir ili document feeder.

Sledeća grupa dokumentacije je ona koja se ne može obrađivati protočnom tehnologijom i nije moguće njeno propuštanje kroz document feeder, te se u takvim slučajevima koriste skeneri koji imaju staklenu ploču (flatbed), a ovakav vid digitalizacije još nazivamo koračni postupak. Ova grupa dokumentacije se deli po veličini.

• dokumentacija do veličine A4 formata
• dokumentacija do veličine A3 formata
• dokumentacija do veličine A2 formata
• dokumentacija do veličine A1 formata
• Plakati i tehnički crteži do veličine A0 formata

Za ovakav vid digitalizacije postoji širok spektar opreme i proizvođača. Naš odabir skenera koga vam predstavljamo je hibridni dokument skeneri marke Kodak i260, Ovi hibridni uređaji omogućavaju digitalizaciju poslovne dokumentacije protočnim postupkom koja nije u povezu i digitalizaciju knjiga, na staklenoj ploči skenera. Imamo mogućnost skeniranja knjiga velikih formata do A1 veličine, pomoću skenera BookEye 3 A1, o čemu smo pisali na našem sajtu. Takođe smo u mogućnosti da digitalizujemo dokumentaciju tehničkih crteža do A0 formata.