Od svih radnih procesa koji čine jedan poslovni sistem, arhiva, kao njihov dokumentovani trag, najčešće je po redosledu važnosti na poslednjem mestu. Zašto je to tako u našem poslovnom okruženju nećemo se baviti na ovim stranama ali činjenica da je ovaj segment poslovanja i na poslednjoj lestvici finansijskih prioriteta. Ta oblast je zakonski regulisana, postoje standardi, unutrašnji normativni akti ali tu nešto ipak ne funkcioniše. Baveći se implementacijom savremenih sistema za upravljanje dokumentima, čiji je sastavni deo i sistem odlaganja i čuvanja dokumentarnog materijala i arhivske građe, u praksi smo se uverili da bez organizovanog rada sa dokumentima, od njihovog nastanka pa nadalje, nema uspešnih implementacija i instalacija aplikativnih rešenja. U radu sa dokumentarnim materijalom poželjno je da se u arhivskim prostorijama – depoima uspostavi redovan, najmanje jednogodišnji ciklus prijema dokumentarnog materijala koji nije potreban za operativni rad ali istovremeno da se pažljivo sprovede i procedura izdvajanja a zatim i uništavanja dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja. Kada u praksi naiđete na sisteme koji se ne oslobađaju bezvrednog dokumentarnog materijala a da je pritom sve što je odloženo u nesređenom stanju, onda je to alarmantno stanje. Kao jedan veliki semafor sa upaljenim crvenim svetlom da će takva praksa sistem odvesti ne samo u slepu ulicu već i do neplaniranih velikih ulaganja do kojih ne bi došlo da je taj deo poslovanja znalački uređen i redovno vođen.
Ono što našim klijentima možemo da ponudimo je kvalitetan konsalting, dobra praksa, stručan i iskusan tim sa velikim brojem uspešno realizovanih poslova na sređivanju i uređivanju arhiva.
O metodologiji rada na poslovima uređenja dokumentarnog materijala i stanja u depoima:
Metodologija koju primenjujemo razvijena je i namenjena za situacije malih ali i velikih poslovnih sistema koji imaju veći broj poslovnih procesa i veći broj poslovnih jedinica na različitim lokalitetima. Ta metodologija je primenljiva u slučajevima kada klijent ima u svom posedu dokumentarni materijal, nastao radom više poslovnih subjekata, u jednom ili više objekata i prostorija koje se koriste za odlaganje i čuvanje. Našim angažovanjem uredićemo dokumentarni materijal na način koji odgovara svim propisima, standardima i najboljoj praksi iz oblasti UPRAVLJANJA DOKUMENTIMA u celom njihovom životnom ciklusu, bez obzira na to da li će nakon uređenja dokumentarni materijal zadržati u svom posedu, na toj ili na nekoj drugoj lokaciji ili će ga predati na čuvanje:
- nekoj specijalizovanoj organizaciji koja pruža usluge čuvanja ili
- nadležnom arhivu – i to samo onaj deo dokumentarnog materijala koji ima svojstva arhivske građe i koji je dospeo za javno korišćenje, pa samim tim i za predaju nadležnom arhivu ili na osnovu nekog drugog aranžmana sa tom institucijom.
Procesi i procedure rada, po ovoj metodologiji, počivaju na:
- postupnosti odnosno, faznom izvođenju, u kome svaka faza ujedno znači i pripremu za sledeću, sve do okončanja posla,
- visokoj zastupljenosti informacionih tehnologija i
- standardizovanim i unificiranim postupcima identifikacije, unosa, obrade i korišćenja podataka i informacija, što omogućava da se istovremeno radi na više lokacija.
Najčešće se uređenje dokumentarnog materijala svodi i doživljava kao JEDNOKRATAN POSAO koji se ugovara u CELINI, a ova metodologija omogućava da se:
- naručiocu ponudi čitav niz drugih korisnih mogućnosti za inoviranje upravljanja dokumentarnim materijalom u depou – depoima (evidentiranje prijema novog materijala, evidentiranje korišćenja materijala, godišnje ažuriranje Arhivske knjige i drugih evidencija, izrada spiskova materijala kome je istekao rok čuvanja itd.), a sve uz pomoć odgovarajućih aplikativnih rešenja,
- preko ovog zahvata, od početnih saznanja u pripremnoj fazi i dalje kroz rad i boravak, dođe do saznanja koja mogu da podupru predloge za proširivanje ponude na mnoge druge oblasti (usluge digitalizacije, edukacije zaposlenih, rekonstrukcije postojećeg ili uvođenje novog aplikativnog rešenja za podršku procesu upravljanja dokumentima od njihovog nastanka pa nadalje), od onoga za koji je izvršilac početno angažovan.
Besplatna Lista Kategorija
Za slučaj da Vam je potrebna Lista kategorija Registraturskog Materijala sa Rokovima Čuvanja, obratite nam se na adresu office@dass.rs, kratko opišite vaše preduzeće i poslaćemo Vam besplatno ovaj dokument.