Implementacija Document Management System-a iz našeg ugla
Na ukupnom svetskom tržištu pod ključnom reči Document Management System (DMS) možete pronaći veliki broj kvalitetnih softverskih rešenja, renomiranih svetskih i domaćih IT kompanija, koja će imati za cilj da njihovom budućem korisniku pomognu sa što većim brojem informatičkih funkcionalnosti na poslu stvaranja, upravljanja, pretrage i čuvanja elektronskih dokumenata. U ogromnom broju DMS softvera, oni dolaze potpuno prazni i kada ih prvi put pokrenete, nakon kupovine, nećete moći da vidite vašu dokumentaciju, strukturu organizovanja rada, tipove dokumenata itd. To je proces koji zahteva ozbiljan rad i poznavanje struke u radu sa dokumentacijom. DMS koncepti softvera se u najvećem broju slučajeva baziraju na pametnim aplikativnim alatima koji imaju zadatak da intuitivno preslikaju složene strukture organizovanja vaših tokova dokumenata. Koliko će DMS rešenje biti kompleksno, kako će uređivati vaš rad, zavisiće isključivo od iskustva implementatora i vama koji tražite uređenje sistema.
Šta je ključ uspešne implementacije DMS-a?
Pored kvalitetnog i sveobuhvatnog softvera koga ćete izabrati, nesumnjivo da je za uspešnu implementaciju neophodan iskusan tim implementatora koji će morati da vas vode kroz lavirinte zakona, propisa, uredbi, standarda, da bi korist celokupnog posla postigla svoje zadate ciljeve. Imajte na umu da implementacija DMS rešenja ne zavisi samo od programera, već od jednog multidisciplinarnog pristupa i potrebnim znanjima u nekoliko različitih poslovnih sfera. Nemojte da dozvolite da Vas zavaraju moderni izrazi savremeng IT jezika, kao što su, kancelarija bez papira, dematerijalizacija papirne dokumentacije, arhiva u oblaku, oslobodite se svojih papirnih dokumenata jednom zauvek, itd. Svi ovi izrazi nisu ništa više od slatkorečivih marketinških trikova u koji bi trebali da vaš poslovni svet odvedu u neke nove digitalne dimenzije. Realnost je negde između. Mi volimo da istaknemo da pristup sistemima za upravljanje dokumentima mora da bude hibridnog karaktera i u upotrebi bi bilo dobro da budu uključene sve poznate discipline za rad sa dokumentacijom. Originalne papirne dokumentacije po trenutnim važećim zakonima ne možemo da se oslobodimo. Poznavaoci struke i timovi koji se ozbiljno bave primenom DMS rešenja, znaće ove činjenice. Svaki drugi pogled na ovu realnost morate da shvatite kao ozbiljno nepoznavanje ukupnog poslovnog ambijenta i zakona koji uređuju ovaj posao. Šta god da se desi, moramo da računamo da će papir ipak još duži period biti nosilac ključnih informacija i da ga moramo čuvati takvog, kakav je.
Kako izabrati prave korake u uvođenju DMS rešenja?
Stvar izbora je isključivo u vašim rukama, razmišljajte logično i oslanjajte se na postignute rezultate iz prethodnih perioda. Pogledajte prezentacije nekoliko firmi. Nemojte biti zaslepljeni veličinom neke firme i njenim mermernim stepenicama. Nemojte u izboru implementatora da zanemarujete dobru praksu u minulim periodima. U poslednje vreme na tržištu se pojavljuje veliki broj informatičkih kompanija koje su otkrile da bi bilo komercijalno ispravno da pokrenu poslove na izradi i primeni DMS rešenja za svoje klijente i svaka od ovih kompanija ima neku svoju logiku primene, shodno znanjima koja poseduju. Kada smo svesni činjenice da će papirna dokumenta morati i dalje da budu sastavni deo naše svakodnevnice i pored digitalnih rešenja na tržištu, onda se logično nameće jedno od pitanja koje sve vreme treba da prati implementaciju DMS-a. Kako urediti rad sa papirnom dokumentacijom, pored elektronskih dokumenata? To bi upravo trebao da bude prvi korak na putu upotrebe softverskih sistema za rad sa dokumentima. Šta je osnovna jedinica svakog sistema za rad sa dokumentima? Osnovna jedinica je vrsta ili tip dokumenta. Na nekoliko mesta na našem internet sajtu smo istakli da je ovu tematiku uredio Zakon o kulturnim dobrima („Sl. glasnik RS“, br. 71/94, 52/2011 – dr. zakoni i 99/2011 – dr. zakon) koji je obavezujući naročito za državne organe, gde se ističe neophodnost izrade „Liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja“ koja mora precizno da definiše koji to sve tipovi dokumenata se koriste u vašem poslovnom sistemu, a ovaj dokument je nesumnjivo temelj svakog sistema u radu sa dokumentacijom. Svaki DMS sistem koji je zažmurio ili prevideo ovu činjenicu, preti da vas zbog neznanja odvede u stramputicu. Imajte na umu da prilikom uvođenja i uređenja softverskog sistema za upravljanje dokumentima sve vreme morate da pratite i stanje vaše papirne arhive i saznanja o tome gde je smešten vaš dokument, u koji registrator, prostoriju, policu, red, itd. Koliko se to dugo čuva i kakav je status te dokumentacije? Naš savet za kvalitetnu implementaciju DMS rešenja je prvo urediti i utvrditi „Pravilnik o arhivskom i kancelarijskom poslovanju“ kao i listu kategorija sa rokovima čuvanja. Tek nakon ovog koraka ste spremni da krenete ka sledećem koraku, na putu elektronskog upravljanja dokumentima.
Nakon višedecenijskog iskustva u poslovima uređenja kancelarijskog i arhivskog poslovanja i uvođenja sistema za upravljanje elektronskim dokumentima izabrali smo softversko rešenje firme Canon, kao jedne ozbiljne kompanije koja je decenije rada i iskustva u poslu sa elektronskim dokumentima utkala u ovaj softver. Sve ono što jedan savremeni softverski sistem mora da poseduje u svom radu, to će vam ovaj softver ponuditi.
